📘 Qu’est-ce que le processus d’achat ?
Le processus d’achat en entreprise est une suite d’activités coordonnées permettant de répondre efficacement aux besoins internes en matière de produits ou services. Il s’agit d’une fonction stratégique qui vise à optimiser les coûts, garantir la qualité des approvisionnements et assurer la continuité des opérations.
Les principales étapes du processus d’achat sont :
- Identification du besoin : Détection et définition précise du besoin en termes de spécifications, quantités et délais.
- Recherche et sélection des fournisseurs : Analyse du marché pour identifier les fournisseurs potentiels, évaluation de leurs offres et sélection des partenaires les plus adaptés.
- Négociation des conditions : Discussion des termes contractuels, incluant les prix, les délais de livraison, les modalités de paiement et les garanties.
- Passation de la commande : Émission d’un bon de commande formalisant l’accord entre l’entreprise et le fournisseur.
- Suivi de la commande et réception : Contrôle de l’exécution de la commande, réception des biens ou services et vérification de leur conformité.
- Évaluation des performances des fournisseurs : Analyse de la qualité des prestations fournies, du respect des délais et des conditions contractuelles, en vue d’améliorer les relations futures.
Ce processus peut être adapté en fonction de la taille de l’entreprise, de la complexité des achats et des spécificités sectorielles.
🕰️ Son évolution historique
Le processus d’achat a connu une évolution significative au fil du temps, passant d’une fonction administrative à un levier stratégique pour les entreprises. manutan.com
- Période artisanale (jusqu’à la fin du XVIIIe siècle) : Les achats étaient principalement réalisés par les artisans eux-mêmes, qui s’approvisionnaient localement en matières premières. iSYBUY
- Révolution industrielle (XIXe siècle) : Avec l’essor de la production de masse, les entreprises ont structuré leurs services achats pour gérer des volumes plus importants et négocier avec des fournisseurs multiples. iSYBUY
- XXe siècle : La fonction achats s’est professionnalisée, intégrant des techniques de négociation avancées, des analyses de marché et une gestion plus rigoureuse des fournisseurs. iSYBUY
- Ère numérique (XXIe siècle) : L’avènement des technologies de l’information a transformé le processus d’achat, avec l’introduction de l’e-procurement, la digitalisation des catalogues et l’automatisation des procédures. Achat Facile
Aujourd’hui, le processus d’achat est intégré dans une démarche globale de performance, prenant en compte des critères économiques, environnementaux et sociaux.
🏢 Exemple concret : Mise en place d’un processus d’achat dans une PME
Prenons l’exemple d’une PME spécialisée dans la fabrication de mobilier de bureau. Face à une croissance de la demande, l’entreprise décide de structurer son processus d’achat pour améliorer son efficacité.
- Identification du besoin : Le responsable de production établit une liste des matières premières nécessaires pour les nouvelles commandes.
- Recherche et sélection des fournisseurs : Le service achats consulte plusieurs fournisseurs, compare les offres en termes de prix, de qualité et de délais, puis sélectionne ceux répondant le mieux aux critères définis.
- Négociation des conditions : Des négociations sont menées pour obtenir des remises sur volume, des délais de paiement avantageux et des garanties sur la qualité des matériaux.
- Passation de la commande : Un bon de commande est émis et envoyé au fournisseur sélectionné, précisant les quantités, les spécifications et les conditions convenues.
- Suivi de la commande et réception : Le service achats suit l’avancement de la commande, s’assure du respect des délais et vérifie la conformité des matériaux à leur réception.
- Évaluation des performances des fournisseurs : Une évaluation est réalisée pour mesurer la satisfaction concernant la qualité des produits, le respect des délais et la réactivité du fournisseur, afin d’ajuster les relations futures.
Grâce à cette structuration, la PME parvient à optimiser ses coûts, améliorer la qualité de ses produits finis et renforcer ses relations fournisseurs.