🎯 Organiser une journée « Portes ouvertes »
🧩 Pourquoi organiser une journée portes ouvertes ?
Une journée « portes ouvertes » est un événement organisé par une entreprise pour accueillir des visiteurs, faire découvrir son activité, ses produits ou services, et créer du lien avec ses clients ou futurs clients.
C’est une opportunité de :
- Rencontrer de nouveaux prospects (personnes intéressées mais pas encore clientes),
- Fidéliser les clients existants en leur montrant les coulisses de l’entreprise,
- Créer une ambiance conviviale et renforcer l’image de marque.
Exemple : Une entreprise de menuiserie organise une journée portes ouvertes pour présenter ses ateliers, faire des démonstrations d’usinage, et proposer des devis personnalisés aux visiteurs.
1. 📝 Préparer l’événement en amont
Définir les objectifs :
Avant tout, il faut savoir ce que l’on cherche à accomplir :
- Faire connaître une nouvelle gamme ?
- Attirer de nouveaux talents ?
- Améliorer la notoriété de l’entreprise ?
- Augmenter les ventes ?
Déterminer qui inviter :
- Clients fidèles
- Prospects (potentiels clients)
- Partenaires (fournisseurs, distributeurs…)
- Grand public
Il est essentiel d’apporter une vraie valeur à l’événement pour motiver les gens à venir.
Choisir la date idéale :
- Éviter les périodes de vacances scolaires ou les jours fériés.
- Si le public est plutôt professionnel : privilégier la semaine.
- Si le public est familial : organiser sur un week-end (ex. vendredi-samedi ou samedi-dimanche).
Définir la durée :
- Une journée peut suffire, mais un week-end permet de toucher un public plus large.
📌 2. Structurer le déroulement de la journée
Il est important d’établir un plan clair :
- Déterminer le parcours de visite,
- Prévoir des animations ou démonstrations,
- Mettre en place une équipe pour l’accueil,
- Prévoir une activité de clôture (cocktail, remise de cadeaux, etc.).
Exemples d’éléments à inclure :
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Thème de la journée | “Voyage au cœur de notre production” |
| Cadeau pour les visiteurs | Réduction spéciale, goodies |
| Jeu-concours | Tirage au sort avec formulaire à remplir |
| Animation | Invité spécial, atelier pratique, démonstration en direct |
| Buffet ou cocktail | Prévoir un espace convivial avec boissons et apéritifs |
📢 3. Communiquer autour de l’événement
Inviter vos contacts :
- E-mailing
- Réseaux sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn…)
- Flyers distribués en boîte aux lettres
- Appels téléphoniques (phoning)
- Cartes d’invitation
- Site internet
Promouvoir l’événement au grand public :
- Affichage local (panneaux, journaux)
- Bannières visibles à l’entrée
- SMS aux clients et prospects
- Conférence de presse pour les grands événements
Mobiliser les équipes :
Tous les services doivent être impliqués (commercial, technique, administratif). L’événement doit être préparé en interne pour garantir une bonne coordination.
🤝 4. Soigner l’accueil et l’ambiance
L’accueil est un élément-clé du succès ! Il doit être :
- Chaleureux et personnalisé (hôtesses, badge nominatif…),
- Agréable (décor en lien avec le thème, espace détente),
- Mémorable (animations originales : magicien, musiciens, démonstrateurs…).
Cas spécifiques :
- Public professionnel (B2B) :
- Collecter les cartes de visite pour enrichir la base de données,
- Prévoir un accueil VIP si besoin,
- Éviter les jeux-concours qui ne les intéressent pas forcément.
- Public grand public (B2C) :
- Organiser un jeu-concours (questions simples sur l’entreprise),
- Offrir des cadeaux attractifs (produits, coffrets, bons d’achat…),
- Prévoir des animations pour les enfants (maquillage, jeux gonflables…).
📊 5. Assurer le suivi après l’événement
Une fois la journée terminée, il ne faut pas oublier de :
- Envoyer des remerciements à tous les participants,
- Partager un questionnaire de satisfaction (via Google Forms, QR code…),
- Appeler ou recontacter les visiteurs intéressés pour une suite commerciale,
- Envoyer les lots gagnés aux gagnants du jeu-concours.
Exemple : une entreprise de cuisine aménagée recontacte les visiteurs ayant montré un intérêt pour fixer un rendez-vous personnalisé.