Mettre en place une stratégie de communication événementielle
1. 🎯 Définir les objectifs de la communication événementielle
Organiser un événement permet à une entreprise de :
- Améliorer son image et sa notoriété,
- Promouvoir ses produits ou services,
- Rassembler des publics cibles (clients, partenaires, influenceurs…).
Exemples d’objectifs :
- Informer ou partager des connaissances (conférence, webinaire),
- Créer du lien ou du réseau (salon professionnel),
- Valoriser une image (soirée de lancement),
- Motiver ou remercier les employés (soirée d’entreprise),
- Lancer un nouveau produit (road-show),
- Recruter (forum emploi).
2. 🎯 Choisir le bon type d’événement selon le public visé
Il faut adapter l’événement selon à qui on s’adresse :
| Public cible | Type d’événement |
|---|---|
| Interne (employés) | Séminaire, convention, remise de prix, congrès, challenge |
| Clients / partenaires | Salon, journée clients, club utilisateurs |
| Médias / influenceurs | Conférence de presse, salon, déjeuner presse |
| Grand public | Concert, festival, sponsoring, street marketing, opération promo |
Exemple :
Pour lancer un produit, on peut organiser une conférence de presse pour les journalistes, un événement VIP pour les partenaires et une opération de street marketing pour le grand public.
3. 💻 Renforcer l’impact grâce au digital
Les réseaux sociaux permettent d’élargir la portée de l’événement et de faire le buzz.
3 actions à retenir :
- Encourager l’interaction
Exemple : tweets en direct, lives Facebook ou Instagram, vidéos courtes. - Mesurer l’impact
Les vues, partages et commentaires permettent d’évaluer l’intérêt et la visibilité. - Prolonger la durée de vie
- Avant : teaser, invitation digitale.
- Pendant : publications en direct.
- Après : envoi de photos, vidéos souvenirs, messages de remerciement.
📅 Organiser un événement de A à Z
1. Mobiliser les participants
Étapes clés pour mobiliser :
- Choisir un thème accrocheur
Il doit capter l’attention, être pertinent et intéressant.
Exemple : un atelier sur le digital, une conférence sur les tendances marketing. - Déterminer le format de l’événement
Conférence, salon, convention, séminaire, selon les objectifs. - Préparer des messages efficaces
- Présenter le thème et les intervenants,
- Utiliser les bons canaux (blogs, vidéos, emails…),
- Rappeler l’événement régulièrement sans être intrusif.
- Maintenir le contact avant l’événement
Exemples de messages :- Email de teasing « Save the date »,
- Invitation officielle avec lieu et horaires,
- Relance à 10 jours, rappel la veille avec SMS.
- Optimiser la participation
- Campagnes sur les réseaux sociaux,
- Relances par téléphone ou emails,
- Pop-up sur site web de l’entreprise,
- Envoi de newsletters.
2. 🛎️ Préparer un accueil professionnel
Un bon accueil, c’est soigner tous les détails logistiques :
a. Logistique en amont
- Réservation d’un lieu : dans l’entreprise ou un site prestigieux (musée, salle de conférence).
- Choix du traiteur : prévoir un peu plus de repas pour éviter les manques.
- Aménagement : prévoir tout le matériel (sono, lumière, déco, vidéo…), avec une équipe technique.
b. Le jour J : accueil sur mesure
- Équipe d’accueil : hôtes/hôtesses, sécurité, briefing.
- Signalétique et info pratiques : plans, badges, listes de présence.
- Documentation : dossiers, goodies (stylos, tote-bags…).
3. 🎤 Animer l’événement
Objectif : rendre le moment unique, agréable et marquant.
a. Mise en scène
Créer une ambiance captivante avec des décors, une histoire, un fil rouge.
b. Bien choisir les intervenants
- Journalistes, influenceurs, humoristes, experts…
- Pour une réunion interne : choisir quelqu’un d’externe à l’entreprise.
- Pour les clients : privilégier un intervenant connu du secteur.
- Une agence peut aussi s’en occuper.
c. Faire participer les invités
- Ateliers, jeux, animations participatives,
- Interventions de comédiens pour surprendre et faire rire,
- Création d’une ambiance détendue pour favoriser les échanges.